Подтверждающий журнал об ознакомлении с вышеуказанными приказами

Содержание

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Зачем нужна подпись работника

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2021 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

Нормами ст. 68 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя ознакомить сотрудников предприятия со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью. Такое ознакомление обязательно должно происходить под роспись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства. Штрафы платить не хочется никому, поэтому процесс ознакомления приходится как-то оформлять. Существует несколько способов это сделать:

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

При желании листы можно пронумеровать и прошить, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение такого журнала обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.

Структура журнала и срок его хранения

Из приведенного выше примера видно, что форма журнала достаточно простая. Поскольку ЛНА, с которыми обязательно нужно знакомить, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. При этом структура этих страниц отличаться не будет и будет содержать графы:

Само ознакомление с приказом может быть сделано либо в самом приказе, либо на отдельном листе, который носит название «лист ознакомления с приказом». В лист ознакомления с приказом обязательно вносится информация о названии и дате приказа, ФИО сотрудника, ставится подпись и дата подписания, могут указываться должности сотрудников.

Ознакомление с приказом под роспись

Кроме того, приказы часто ведут к изменению рабочей деятельности, поэтому работники должны не только ознакомиться с нововведениями, но и подписать свое согласие с новым приказом. Все подписи должны храниться в папках с соответствующими документами.

С какими приказами нужно ознакомлять под роспись

Фигурантами приказов по личному составу являются работники, чьи фамилии фигурируют в приказе, а фигурантами распоряжений по основной деятельности являются их исполнители, то есть те работники, которым поручено исполнение приказа. За нарушение регламента хранения и оформления этих видов документов ответственное лицо может быть привлечено к административной ответственности в форме предупреждения или штрафа.

Предприятие также обязано хранить внутренние нормативные регламенты, срок действия которых завершен. Сроки хранения по документообороту установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2021 № 558.

Читайте также:  Как Забарть Своих Детей Если Родители Бывшей Жены Не Отдают А Её Нет

К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.

Для чего нужен

Специальной утвержденной формы нет. Любая организация или ее подразделение может разработать собственную с тем числом страниц, которые ей нужны. Однако следует придерживаться основных структурных элементов, приведенных выше.

  • прием на работу;
  • вступление в новую должность;
  • проведение проверки;
  • проведение тестирования подчиненных;
  • перевод на другую должность;
  • предоставление планового или внеочередного отпуска;
  • повышение или понижение оплаты труда;
  • возникновение у подчиненных новых должностных обязанностей и/или исключение старых.

Такой документ предполагает, что сотрудники компании будут выполнять перечисленные в нем инструкции, но далеко не всегда все работники в курсе того, что существует то или иное указание. В обычной ситуации это задача руководителя структурного подразделения — доносить до своих подчиненных все решения руководства и следить за тем, чтобы те выполнялись. Но не всегда это делается своевременно, и поэтому лучшим вариантом станет подпись каждого из работников под таким документом, подтверждающая, что они ознакомились с бумагой, поняли все написанное и обязуются выполнять предписания. Такой подход позволяет с минимальными усилиями разрешать споры между руководством и подчиненными. Кроме того, если задача не выполнена как положено или в установленный срок, всегда понятно, кто ответственен за нее и кого необходимо оштрафовать или даже уволить.

Почему работников надо знакомить под подпись

Конкретного перечня распоряжений руководства, с которыми необходимо знакомить сотрудников, в законодательстве нет. Каждая компания принимает внутренние правила, регламентирующие эту процедуру. В одном случае абсолютно все такие документы необходимо подкреплять соответствующим листом ознакомления, в другом — только те, которые касаются каких-то важных событий или непосредственно затрагивают поле деятельности конкретного работника. А третьи компании исключают такую практику, предпочитая вывешивать все распоряжения на доступном для всех сотрудников месте (например, на одной из страниц официального сайта), а в должностную инструкцию включают обязанность каждого подчиненного изучать все документы, которые там присутствуют.

Как Вам информация? Нашли необходимую?
Да, то что искал, только нужная, без лишних слов.
20.79%
Пока что нет, но поищу на сайте.
66.47%
Да, но нет, проще проконсультироваться за деньги.
12.74%
Проголосовало: 683

В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников, как новых (принимаемых на работу), так и уже работающих, с локальными нормативными актами (далее — ЛНА), юрисдикция которых затрагивает их трудовую деятельность.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Например, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (типичным для многих предприятий ЛНА), фирма будет не вправе предъявлять ему какие-либо претензии относительно утечки секретных сведений за пределы предприятия. В свою очередь, если сотрудник подписью подтвердил свое ознакомление с соответствующим ЛНА, фирма сможет привлечь его к ответственности.

Где скачать образец журнала

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — образец его оформления представлен в нашей статье. Он может понадобиться как в силу требований закона, так и по объективным причинам. Каковы особенности этого документа, рассмотрим далее.

С приказами о приеме на работу, отпусках, увольнении и прочими персонализированными документами обычно знакомят «под роспись» — с получением подтверждающей подписи человека на самом документе. А вот с внутренними нормативными актами, которые касаются сразу многих лиц, дело обстоит сложнее, ведь если на них непосредственно будет расписываться каждый человек, свободного места не останется очень быстро. Поэтому работодатели или заводят специальные дополнительные листы, для подписей (что неудобно), либо создают журнал ознакомления работников с ЛНА. При этом в большой организации с различными отделами и другими структурными подразделениями, где происходит постоянное движение кадров, можно оформить такую форму книжного типа отдельно как по каждому виду документов, так и по отделам или филиалам. Тогда все локальные акты будут в порядке и к ним не придется прикреплять дополнительные листы.

Читайте также:  Если Квартира В Ипотеку Нужно Ли Платить Налог Когда Прописан В Чернобыльской Зоне

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Отдельно нужно отметить порядок и сроки хранения данного документа. Этот вопрос также законодательно не урегулирован, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, например 5лет. Это является ошибкой, и на практике лучше установить повышенные сроки хранения. Ведь многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов об ознакомлении с ними. К тому же работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, могут продолжать работать в данной организации и поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами. Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, будет достаточно тяжело.

Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Утвержденной формы такого журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов. Поэтому только от работодателя зависит, как именно он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все локальные нормативные акты, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк должен утвердить своим приказом руководитель организации.

  • прием на работу;
  • вступление в новую должность;
  • проведение проверки;
  • проведение тестирования подчиненных;
  • перевод на другую должность;
  • предоставление планового или внеочередного отпуска;
  • повышение или понижение оплаты труда;
  • возникновение у подчиненных новых должностных обязанностей и/или исключение старых.

Конкретного перечня распоряжений руководства, с которыми необходимо знакомить сотрудников, в законодательстве нет. Каждая компания принимает внутренние правила, регламентирующие эту процедуру. В одном случае абсолютно все такие документы необходимо подкреплять соответствующим листом ознакомления, в другом — только те, которые касаются каких-то важных событий или непосредственно затрагивают поле деятельности конкретного работника. А третьи компании исключают такую практику, предпочитая вывешивать все распоряжения на доступном для всех сотрудников месте (например, на одной из страниц официального сайта), а в должностную инструкцию включают обязанность каждого подчиненного изучать все документы, которые там присутствуют.

Почему работников надо знакомить под подпись

Лист ознакомления с приказом — это документ, который не может существовать сам по себе и является составной частью распоряжения руководства. Оформляется в тех случаях, когда до сотрудников в обязательном порядке нужно донести задачу и отметить их ответственность за ее выполнение.

Соответственно и при подписании трудового договора просят работника ставить время. Мы не возражаем против такого усердия, но полагаем, будет достаточным при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя ставить дату ознакомления, а в трудовой договор включать фразу о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя (с перечислением этих актов).

  • заключая трудовые договоры, специалисты кадровых служб должны по возможности, руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
  • заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56,189,190 ТК РФ);
  • работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
  • при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
  • очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).
Читайте также:  Как Отдавать Долги По Займу Если Судебные Приставы Арестовали 50% Кассы

Вид основного раздела журнала:

• к локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление и даты ознакомления (такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом).

Если принято решение завести журнал, то в него нужно включить все локальные нормативные акты организации. В том числе, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о командировках, Положение о сверхурочной работе и т.п.

Одним из имеющихся вариантов документального ознакомления с внутренними нормативными документами является ведение журнала ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка (подробнее об этом см., «Знакомим работника с правилами внутреннего трудового распорядка»).

Заводим журнал ознакомления

  • запрос нужных документов у будущего работника;
  • ознакомление с локальными актами, имеющими отношение к его предстоящей работе;
  • подписание трудового договора;
  • издание приказа руководителя о приеме нового работника;
  • заполнение личной карточки работника;
  • внесение записи в трудовую книжку.

Документ с подписями об ознакомлении требуется для подтверждения факта того, что сотрудник прочитал нормативный акт. Все трудоустроенные граждане должны знать правила работы, условия оплаты труда, свои обязанности и требования по охране труда. При нарушении пунктов нормативных актов и отсутствии подписи об ознакомлении, организация не сможет привлечь работника к ответственности.

  • Печатать листы ознакомления и подкладывать их к соответствующим положениям или приказам. Когда листов несколько, их рекомендуется сшивать между собой и нумеровать, с целью исключения факта утери.
  • Вести журнал для ознакомления с нормативной локальной документацией персонала.

Похожие публикации

Журнал ознакомления содержит список нормативных актов, ознакомившись с каждым из которых работник ставит подпись и дату. Журнал предназначен для ознакомления большого количества лиц с определенным перечнем документации. Обычно, они ведутся для таких нормативных актов, как: положение об оплате труда, положение о коммерческой тайне, инструкция по охране труда и т. п.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

  1. полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
  2. наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
  3. дата заведения отчетной тетради;
  4. дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

Список ответственных работников

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника. Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Особое внимание уделяйте ознакомлению работников с приказами о взысканиях. Это связано с тем, что Трудовой кодекс РФ в ст. 193 устанавливает четкие сроки ознакомления с подобными приказами: «Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт».

Сразу после издания приказа директор предприятия должен предъявить его для изучения лицам, к которым относится данное распоряжение. Если рассчитан документ на неопределенное количество работников, то ознакомить с ним нужно весь штат.

Кем составляется лист ознакомления с приказом

При этом роспись работника типа «С решением не согласен. Малахов. 20.01.2021» подтверждает факт ознакомления с документом. То есть работник внимательно прочитал, обдумал и даже не согласен. Но подпись его у вас будет, а это главное.

Маша К.
Оцените автора
Защищаем интересы многих. Защищаем интересы каждого!
Adblock
detector