Письмо о сотрудничестве и предоставлении товара на реализацию

В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.

На чьё имя писать

Письмо может быть написано на имя директора организации, в сотрудничестве с которой заинтересован отправитель послания. Также в качестве конкретного адресата может выступать заместитель руководителя по тому или иному направлению, начальник структурного подразделения или же узкопрофильный специалист. В любом случае окончательное решение о сотрудничестве принимается на уровне руководства компании.

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Писать предложение о сотрудничестве можно от руки (устаревший способ, но иногда именно он бывает эффективным) или же печатать на компьютере. Его можно оформлять на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке (второй вариант позволит не вбивать вручную реквизиты фирмы).

Не нужно быть юристом, чтобы понимать: все сделки начинаются с предложения, или оферты, как её называют по-научному. Оферта — это предложение заключить договор на определённых условиях, составленное, как правило, письменно. Образец письма о сотрудничестве произведение делового искусства, ведь от результатов его рассмотрения зачастую зависит судьба сделки. В нынешних реалиях родилась некая разновидность оферты — образец официального письма о сотрудничестве: оно сочетает в себе элементы делового документа, рекламного предложения и описания товара, работы, услуги.

Удачный заголовок — полдела сделано

Предложения о сотрудничестве ваш адресат читает в день дюжинами. Как выделить из этой серой массы именно ваше? Заголовок вам поможет. Составьте его лаконично и укажите суть. Заголовок может быть традиционным и деловым: «Предложение о сотрудничестве», а может быть привлекающим внимание: «Вам нужно знать об этом!» или «Куда уходят клиенты?»

Что должно быть в письме обязательно

Предложение о сотрудничестве рассчитано прежде всего на установление делового контакта с партнером. Вспомните, что обычно отталкивает при первом знакомстве? Навязчивость, избыток информации о себе, хамство. Малознакомый человек не внушает доверия, не актуальные для вас темы также не заинтересуют.

Чтобы побудить к этому, одной организации достаточно лишь побудительной речи, призывающей к сотрудничеству, а другому предприятию необходимо будет предложить скидку или небольшое вознаграждение за принятие предложения.

Предложение о сотрудничестве считается документом, в котором одна организация делает предложение сторонней компании о возможной совместной работе на выгодных условиях. Главная цель такого предложения — заинтересовать будущего партнера и заставить его выбрать именно эту организацию. Рассмотрим подробнее, как составляются такие предложения, в чем их главные особенности.

Кто и кому пишет

В том случае, если текст получается длинным, но вся информация важна для прочтения, его следует разделить на абзацы и выделить важные пункты. Так восприятие будет полным, а большой текст будет восприниматься проще.

  • адресная часть с указанием адресата и отправителя — в правом верхнем углу;
  • тема (чтобы сразу было ясно содержание), расположенная в левом верхнем углу;
  • обращение — по центру;
  • введение с информацией о компании-адресанте;
  • описательная часть с конкретными предложениями;
  • приложения;
  • подпись.
Читайте также:  Верховный Суд Телефон Горячей Линии Москва

Коммерческое предложение — совместный труд специалистов, менеджеров и маркетологов. Первоначальный текст целесообразно доверить специалисту, курирующему направление деятельности в компании-отправителе. Бланк, «рыбу» готовит секретариат (он может быть разработан заранее, утвержден в локальных нормативных актах). Текст и бланк совмещают маркетологи, отвечающие за продвижение продукта и исследование рынка. Они формулируют преимущества работы с компанией, чтобы привлечь внимание контрагента и заинтересовать его.

Когда пишут письмо

  • обращение по имени и отчеству;
  • обязательность указания темы;
  • использование бланка, так письмо выглядит солиднее;
  • указание на основные тезисы, введение и описательная часть должны занимать не более 2/3 страницы;
  • указание телефона для уточнения деталей;
  • избегание канцеляризмов, штампов;
  • деловой стиль;
  • ориентация на партнера и его интересы, указание на конкретные и достоверные цифры, факты и предложения;
  • приложение дополнительных материалов для информирования потенциального партнера.

К примеру, завод железобетонных конструкций, планирующий открытие филиала в соседнем регионе и нуждающийся в сторонних мощностях, будет рассылать потенциальным контрагентам предложение следующего содержания:

Смысл предложения

Пропуск заголовка и изложение сути оферты сразу после приветствия ― грубая ошибка, особенно если вы адресуете письмо государственной или полугосударственной структуре. Каким бы официальным ни был этот документ, читать его всё равно будет человек. А от первого впечатления во многом зависит результат обращения.

Заголовок

Некоторые авторы предложений о сотрудничестве совершенно не стесняются предлагать свой товар или услугу (платок, ожерелье, игрушку) в подарок, тут же приписывая, что ожидают в ответ на это публикацию отзыва в социальных сетях. В чем здесь ошибка? В том, что либо вы отдаете нечто безвозмездно, либо по бартеру, прося об услуге взамен. Получается некоторая путаница.

Доставлять коммерческое предложение следует либо по электронной почте, либо лично. Причем второй способ намного предпочтительнее. Ведь в первом случае высока вероятность, что письмо удалят, не читая, как спам. А при личной доставке существует шанс лично поговорить с получателем и убедить его в полезности товара или услуги.

Как Вам информация? Нашли необходимую?
Да, то что искал, только нужная, без лишних слов.
19.55%
Пока что нет, но поищу на сайте.
66.86%
Да, но нет, проще проконсультироваться за деньги.
13.6%
Проголосовало: 1059

Шаблоны коммерческого предложения в Word

Последнее предложение в документе обладает очень большой силой. Потенциальный покупатель, скорее всего, бегло ознакомится с текстом, но задержит внимание на последнем абзаце или фразе. Так устроено сознание человека, и при составлении коммерческого предложения этим необходимо пользоваться.

Особенности предложения бухгалтерских, юридических и консалтинговых услуг

Бюджетные структуры приобретают транспортные услуги с помощью тендеров. Поэтому в коммерческом предложении следует четко указывать возможность соблюдения всех условий, отраженных в тендерной документации.

Главная ошибка деловых писем — восхваление себя и своей компании с первого же абзаца. Первая реакция на такое письмо-предложение — закрыть его и не тратить время на чтение набора штампов. Поэтому в первом абзаце лучше кратко представиться и сразу переходить к сути предложения.

  1. Предложение должно быть актуальным для адресата.
  2. Письмо должно быть написано официальным, но живым языком, без канцеляризмов и витиеватых выражений.
  3. Текст письма должен быть хорошо структурированным.

1. Правило обращения

Как написать деловое письмо о сотрудничестве, чтобы его открыли, внимательно прочитали и — откликнулись? Цель любого делового письма — заинтересовать. Поэтому очень важно четко и доступно преподнести свою идею, предложение.

  1. Адресуйте письмо правильно. Вы должны точно определить получателя. Это имя бизнес-менеджера или человека, который на самом деле будет изучать письмо. Цель данного персонализированного подхода — создать базовую связь с читателем.
  2. Представьтесь. Персональное общение – первый шаг к созданию прочных доверительных отношений, как основного фундамента для деловых контактов. Даже если вы представляете компанию или клиента, то все равно вашему визави будет приятнее иметь дело с конкретной известной личностью.
  3. Сформулируйте свою цель. Теперь перейдем к сути письма. Именно на этом этапе вы объясняете своему читателю, почему сочли необходимым заключить с ним деловое соглашение. Нужно быть прямолинейным и честным, придерживаясь делового стиля общения.
  4. Включите запрос на ответ. После завершения основной части письма, нужно попросить читателя ответить на него соответствующим образом. В частности, можно выразить желание провести индивидуальное собеседование с бизнес-менеджером. Обязательно нужно предоставить контактные данные, которые будут использоваться для последующей связи.
  5. Корректура. Как и любое другое письмо, деловое предложение нужно корректировать и редактировать перед отправкой. Письмо, полное грамматических ошибок, всегда воспринимается крайне негативно и ухудшает репутацию автора. Некоторые ошибки приводят к изменению значения и смысла. Желательно пропускать письмо через секретаря или редактора, если такая должность есть в штате. Свежий взгляд всегда поможет найти несостыковки или неточности.
Читайте также:  Один пай 140 га это сколько

Для чего нужно деловое письмо

  1. Повышает доверие к соответствующему бизнесу. Те субъекты, которые решат составить и подписать этот документ, скорее всего, будут рассматриваться благосклонно, чем те, которые этого не сделают. Более того, сам документ дает сторонам и их клиентам некоторую уверенность в том, что они действительно серьезны и добросовестны. Таким образом, у них больше шансов заключить сделку и работать прибыльно.
  2. Предоставляет покупателю дополнительную информацию. У них появляется возможность получать больше информации, которая имеет решающее значение для формирования мнения и принятия более обоснованных решений. Можно рассказать о преимуществах сотрудничества. Описывают их по тому же принципу, что и профессиональные навыки в резюме.
  3. Соответствует законодательным требованиям. В некоторых юрисдикциях составление настоящего письма является обязательным. Ни одна крупная сделка не может быть осуществлена без его наличия. Отсюда следует, что, составляя его, сами хозяйствующие субъекты стремятся соответствовать квалификационным требованиям, необходимым для ведения жизнеспособного бизнеса. Таким образом, они также предотвращают ненужные юридические споры, которые потенциально могут возникнуть.

Деловое письмо о намерениях — это документ, в котором декларируется обязательство одной стороны осуществлять деловые операции с другой стороной.

Всегда нужно дважды прочитать письмо: про себя и вслух, прежде чем отправить его. Необходимо отсеять любые грамматические и смысловые ошибки, которые могут исказить текст и ухудшить мнение о вас, и вашей компании.

Важная часть — обращение к потенциальному клиенту. К его составлению нужно отнестись серьёзно и понимать, к кому и каким образом следует обратиться. К примеру, по имени и отчеству допустимо обращаться в таких случаях:

Текст приветствия

КП можно составить на обычном листе бумаге, это вполне допустимо. Однако использование фирменного бланка с логотипом предприятия станет своеобразным элементом рекламы своей компании и красноречиво дополнит содержание письма.

Использование бланков

При составлении коммерческого письма-предложения иностранному клиенту следует придерживаться стандартной структуры и формы. Начинаться КП должно с обращения, броского, подкупающего заголовка. Далее следует внятное изложение сути предложения, его выгоды и заканчиваться выводами и контактными данными. Если в штате нет менеджера, владеющего английским, такие услуги может оказать переводчик или копирайтер со знанием английского.

Необходимо краткое изложение достоинств и преимуществ предлагаемого товара, способов расчёта и поставок, дополнительных возможностей, скидок и всего прочего, отличающего данного поставщика от конкурентов в лучшую сторону.

К примеру, предлагая закупать рыбную муку, он понимает, что оценку письма будет производить специалист, знающий, что такое «метод Бронштейна», «кислотное число» и другие специфические термины. В свою очередь, технолог комбикормового комбината, сравнив параметры ингредиента с аналогами, придёт к выводу о конечном качестве товара своего предприятия. Главный экономист оценит перспективы повышения конкурентоспособности, после чего генеральный директор примет решение о закупке сырья.

Предложение на поставку продуктов питания

В данном случае в броском заголовке и увлекательной форме изложения нет никакой надобности. Текст адресован специалистам, прекрасно знающим, в каком оборудовании заинтересовано предприятие, что иллюстрирует приведенный образец. Цена также не играет первостепенной роли. Чаще всего важнее не сумма, а её соотношение с полезным экономическим эффектом (рентабельность капиталовложения).

Читайте также:  Декларация 2021 После Продг Авто

Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги]. Поделитесь ими с Вашими коллегами. Было бы интересно услышать их мнение.

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

Хотите прокачать отдел продаж?

Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM. Зарегистрируйтесь в системе прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.

  • надзаголовок + телефон + логотип;
  • иллюстрация и подпись;
  • заголовок;
  • подзаголовок;
  • оффер из 4 – 6 преимуществ, которые разбиты на 2 колонки;
  • самый сильный аргумент (его выделяем: рамкой, цветом, особой иконкой);

Пример структуры коммерческого предложения – экран «ПИ»

  • человек сам оставляет заявку (подписная страница, личное общение);
  • вы находите контакт руководителя или почту для КП на сайте (или в базе 2гис) – иногда бывает;
  • взятие контактов через менеджера: письмом через форму обратной связи, почту или холодным звонком.

3 тактики работы с базой

Используйте только 1 и 2 вариант при тестировании КП. Потому что только так вы получите обратную связь и сможете корректировать предложение. Это крайне важно, когда перед написанием КП вы не общались с потенциальными клиентами. Иногда выясняется, что выгоды и условия не интересуют ни одного ЛПР. Придётся снова вернуться к работе с ЦА и предложением.

  1. Давление на больную мозоль. Такие заголовки озвучивают главную проблему клиента, которую поможет решить сотрудничество. «Ваш бизнес не приносит желаемых доходов, несмотря на все старания? Хотите получить новую эффективную формулу для увеличения продаж в 2 раза?».
  2. Озвучивание суммы, которую может потерять клиент, не приняв предложение. «Вы можете удалить это письмо и потерять 5000 клиентов. Эта ошибка будет стоить вам 6000000 рублей».
  3. Провокация. Здесь можно сказать о том, что предложение отправится к конкуренту, если адресат откажется от его прочтения. «Мы отправим такое же письмо вашему конкуренту. Вы еще можете успеть забрать 5000 клиентов себе».
  4. Новость. Каждое утро люди читают новости, поэтому заголовок, оформленный в новостном стиле, привлечет внимание. «Внимание! Импортные поставщики разорены! В России найден новый источник дешевой и качественной экокосметики!».
  5. Использование слов, привлекающих внимание. К ним относятся: как, почему, наконец, если, теперь, это, требуется. Например: «Почему вы до сих пор не стали первыми среди конкурентов? Как увеличить продажи в 3 раза?».
  6. Метод предостережения. «Поставщик привез дорогостоящий товар, а клиенты жалуются на низкое качество? Может пора прекратить отпугивать покупателей и наступать на одни и те же грабли?».
  7. Озвучивание, сколько сможет сэкономить адресат, если примет ваше предложение. «Сэкономьте 30 % бюджета на поставках качественного и популярного среди покупателей товара!».
  8. Озвучивание конечного результата партнерства. «Увеличение объемов продаж в 3 раза за месяц сотрудничества».
  1. Восхваление компании, вместо описания выгод клиента.
  2. Большое количество информации. Представление излишнего количества разных товаров.
  3. Использование непонятных клиенту терминов.
  4. Одинаковые коммерческие предложения для разных сегментов целевой аудитории.

Распространенные ошибки при составлении коммерческого предложения

Оффер – это само предложение. В этой части презентуют товар или услугу. Чтобы правильно составить эту часть коммерческого письма, стоит ознакомиться с предложениями конкурентов, выделив преимущества своей компании перед ними.

Маша К.
Оцените автора
Защищаем интересы многих. Защищаем интересы каждого!
Adblock
detector