Составить письменный ответ на жалобу клиента по телефону в гостинице

И все же основным правилом при рассмотрении жалоб и претензий от потребителей является строгое соответствие нормам права, в частности Закону РФ «О защите прав потребителей», который предусматривает конкретные сроки, права и обязанности, порядок проведения экспертизы качества товара.

Обжалование в потребительской сфере

Таким образом, можно охарактеризовать потребительский экстремизм как именно умышленные действия потребителя, направленные на причинение ущерба добросовестным продавцам. При этом, как показывает судебная практика, избавиться от назойливого потребителя, тем более привлечь его к ответственности по закону, нелегко.

Потребительский экстремизм

  • агрессоры – те, кто готов вспылить по любой мелочи, обычно провоцируют сотрудников на скандал, не любят выражать свои жалобы в письменном виде, зато готовы пылить в вашей компании до покраснения;
  • правдолюбы – категория людей, которые чтут порядок во всем, обязательно предъявят свои жалобы и претензии (при их наличии) письменно, нередко такие споры доходят до суда;
  • самовлюбленные – самая безобидная группа граждан, которым попросту иногда не хватает внимания, поэтому они возмещают данный недостаток путем обращения на себя любимого внимания других людей, в частности, администрации магазина, руководителей фирм и пр.
  1. Никаких улыбок. Когда вы выслушиваете жалобу, будьте серьезны, не нужно улыбаться, как если бы вы принимали заказ. Это совершенно неуместно и может только разозлить гостя.
  2. Извинитесь искренне. Первое, что нужно немедленно сделать, это извиниться и заверить гостя, что вам очень жаль, что так вышло. Вы не должны преуменьшать жалобу, так как это унижает гостей и дает им посыл, что вы считаете, будто они лгут.
  3. Никогда не оправдывайтесь и не спорьте.
  4. Сообщите руководству. Согласуйте способы решения и проследите за выполнением.

Ответ компании (информирование о том, что дальше общение будет происходить в личных сообщениях):
Уважаемые гости, дальнейшее наше общение в рамках соблюдения этических стандартов нашего ресторана будет проходить в личных сообщениях. О результатах с разрешения Ольги мы сообщим на этой странице.

Читайте также:  Закон Саратовской Обл О Компенсации Расходов По Оплате Жкх Ветеранов

Случай № 1: Ресторанная компания по доставке пиццы и суши в г. Киев.

Если жалоба гостя на блюдо, то выходить к гостю должен исключительно шеф-повар, и не с пустыми руками. Это должно быть одно полноценное блюдо, а не амисбуш (закуска, десерт, новый салат). Пока будут устраняться ошибки в приготовлении блюда, которое заказал гость и пожаловался на него, надо, чтобы он не оставался голодным и мог попробовать ваше угощение. Естественно, это угощение в счет гостя не включается. Также я рекомендую не просто убирать из счета блюдо, на которое пожаловался гость, а менять его уже бесплатно. Ресторан не много потеряет, а скорее приобретет довольного посетителя, который «сарафанным радио» расскажет, как решилась его проблема и что ресторану важен гость, а не как по- больше на нем заработать.

  1. Изучить сведения, предоставленные клиентом в документе. В случае неясных моментов лучше при возможности связаться с гражданином и уточнить детали.
  2. Опросить персонал.
  3. При необходимости провести исследования или экспертизы, служебные проверки.
  4. Принять решение по факту жалобы. При положительном исходе исправить ситуацию: заменить товар, вернуть деньги, извиниться и т. д.
  5. Написать ответ.

Когда требуется писать ответ на жалобу

  • документ должен быть написан деловым стилем, без эмоциональных оборотов, грубостей, угроз. Обращаться к адресату следует с уважением, поблагодарить за обращение;
  • бумага должна убедить адресата, что проблема устранена. Если это можно подтвердить какими-то документами, их копии следует приложить;
  • отказ должен быть серьезно аргументирован;
  • ответ необходимо предоставить как можно быстрее, законом предусматривается срок от десяти дней до месяца.

Как правильно отвечать на жалобу

  • наименование организации, адрес, контактные данные;
  • ФИО и должность отвечающего;
  • ФИО адресата;
  • подтверждение рассмотрения обращения адресата;
  • описание проблемы с позиции организации;
  • описание действий, направленных на устранение проблемы, или мотивирование отказа. В последнем случае лучше ссылаться на нормативно-правовые акты, которые подтверждают законность решения;
  • перечень приложений, если они имеются;
  • дата, подпись, печать.
Читайте также:  Закон 42 О Тишине По Рязани

Сделайте ответ понятным для другой стороны. В ответе следует сообщить о результатах ее рассмотрения. Констатация своей позиции, приведенные аргументы и доказательства, ссылка на законы и НПА составят основную часть текста ответа.

  • подтверждение (полного или частичного) согласия с доводами;
  • описание порядка и сроков удовлетворения требований;
  • если речь идет об отсрочке исполнения обязательств, в ответе фиксируется дата или период завершения их в полном объеме;
  • просьбу о неприменении штрафных санкций или уменьшении их размера;
  • предполагаемый план выполнения своих обязательств;
  • график погашения задолженности.
  • указание на удовлетворение жалобы клиента (контрагента), если к моменту написания они выполнены.

Кто и в какие сроки готовит ответ

  • согласие с предъявленными требованиями и их последствиями — например, с приостановкой выполнения работ или отгрузки товара по договору;
  • несогласие получателя рекламации с изложенными в ней требованиями и, соответственно, отказ от их исполнения.

Ответ на претензию нужен не только для того, чтобы не нарушать закон, но также и для удержания на высоком уроне статуса и репутации организации и повышения качества услуг, что в будущем поспособствует улучшению финансовой ситуации.

Право на подачу претензии гарантируется статьей 33 Конституции Российской Федерации. Механизм рассмотрения установлен Федеральным законом от 02.05.2021 N 59-ФЗ. Уголовный кодекс регулирует статьей 128.1 ответственность заявителя, обратившегося с жалобой.

Как правильно написать письмо

  • Если претензия была составлена без указаний личных сведений, однако клиент указал на серьезные недостатки в качестве товаров, либо на вызывающее поведение работников предприятия, либо других нарушений, руководство может указать собственное отношение там же, на страницах книги жалоб в надежде, что недовольный клиент вернется и увидит этот ответ. Также другие потребители фирмы, смотря в книгу, заметят, что после их обращений следует адекватный ответ;
  • В ситуации, когда клиент фиксирует собственные координаты, а именно – почтовый адрес, адрес электронной почты или действующий номер телефона, ответ может направиться по одному из указанных контактов путем пересылки письма почтой, составления реакции на электронное сообщение или звонком на написанный телефонный номер.
Читайте также:  Реквизиты для оплаты госпошлины гибдд за замену регистрационных знаков

При этом стоит отметить, что содержание ответа может быть различным, варьируется в зависимости от обстоятельств самой жалобы, настроенности гражданина и результата, которого вы желаете достигнуть. Приведенный выше пример ответа является простым, т. е. не содержит в себе никаких ссылок на законодательство.

Реакция на жалобу

По сути жалобы сообщаем, что с продавцом Потомаковым проведена беседа. По результатам руководитель ООО вынес сотруднику выговор и снизил премию на 20%. Данные меры отражены в приказе № 34 от 12.02.18. Кроме того, 13.02.18 со всеми работниками торгового зала проведена беседа, направленная на соблюдение норм поведения при общении с посетителями.

Реагирование на предложение

Чем же в подобной ситуации может помочь ответ? Стоит ли уделять еему внимание, время и силы? Юристы утверждают, что правильно составленный с юридической точки зрения ответ может выполнить несколько функций:

Ответ необходимо обязательно подписать, предпочтительно, руководителем предприятия – это покажет заинтересованной стороне, что директор в курсе проблемы и также имеет желание ее разрешить, но если организация крупная, имеющая множество структурных подразделений, то заверить ответ может начальник того отдела, в компетенцию которого входит решение данных задач.

Оттиск печати ставить необязательно, поскольку с 2021 года предприятия и организации имеют полное право исключить из своей деятельности применение печатей и штампов. А вот зарегистрировать во внутреннем журнале исходящей документации ответ на претензию необходимо, поскольку он все же относится в официальному документообороту между двумя сторонами.

Надо ли соглашаться с претензией

В ответе на высказанные требования, соглашаться с ними совсем необязательно. Можно отправить вежливый отказ на претензию или согласится с ней частично. Единственное, о чем следует помнить всегда – любой ответ должен быть в рамках закона, поскольку автор претензии может воспользоваться этим документом, как доказательством в суде. Так что и формулировки надо подбирать крайне аккуратно, с применением, по возможности, ссылок на документы, законодательные акты и нормативы.

Маша К.
Оцените автора
Защищаем интересы многих. Защищаем интересы каждого!
Adblock
detector